Hallittu, tietoturvallinen ja selkeä toimintaympäristö organisaation arkeen

Microsoft 365 tarjoaa valtavasti mahdollisuuksia yhteistyöhön ja tiedonhallintaan. Teams, SharePoint ja muut M365-työkalut muodostavat kokonaisuuden, jonka avulla organisaatiot voivat jakaa tietoa, hallita dokumentteja ja tehdä yhteistyötä ajasta ja paikasta riippumatta.

Ilman yhteisiä pelisääntöjä ja rakenteita ympäristö voi kuitenkin nopeasti kasvaa hallitsemattomaksi – tiedot hajaantuvat, käyttöoikeudet monimutkaistuvat ja tietoturva vaarantuu.

Microsoft 365 hallintamalli tuo selkeyttä ja hallintaa koko ympäristöön. Sen avulla varmistetaan, että työtilojen, dokumenttien ja sovellusten käyttö tukee liiketoiminnan tavoitteita ja täyttää tietoturva- ja vaatimustenmukaisuusvaatimukset.

Hallintamalli ohjaa, miten esimerkiksi uusia työryhmiä ja tiimejä perustetaan, kuka vastaa sisällöstä ja miten tiedot elävät koko elinkaarensa ajan.

Yhtenäinen hallinta Microsoft 365 -ympäristöön

Yhä useampi organisaatio hyödyntää Microsoft 365 -ympäristöä laajasti, mutta ilman yhtenäisiä toimintaperiaatteita järjestelmä voi muuttua sekavaksi. Tiedon löytäminen vaikeutuu, ja rinnakkaisia työtiloja syntyy helposti. Hallintamalli luo rakenteen, joka auttaa pitämään kokonaisuuden hallinnassa ja mahdollistaa sujuvan yhteistyön eri tiimien välillä.

Selkeästi määritellyt roolit ja käyttöoikeudet vähentävät riskejä ja varmistavat, että oikea tieto on oikeilla henkilöillä. Samalla hallintamalli tukee asiakirjahallinnan ja tiedon elinkaaren prosesseja – esimerkiksi yhdistämällä dokumenttien hallinnan, työryhmien hallinnan ja asiakirjamallien automaation yhdeksi johdonmukaiseksi kokonaisuudeksi.

Varaa aika tapaamiseen

Microsoft 365 -hallintamalli tuo rakenteen, tietoturvan ja selkeyden Teamsin ja SharePointin käyttöön.

Hallintamallin toteutus vaiheittain

Autamme organisaatioita rakentamaan Microsoft 365 hallintamallin, joka yhdistää liiketoiminnan tarpeet, tietoturvan ja käytettävyyden. Tyypillinen toteutus etenee kolmessa vaiheessa:

1. Nykytilan kartoitus ja tavoitteiden määrittely

Aloitamme analysoimalla organisaation nykyisen Microsoft 365 -ympäristön. Selvitämme, miten SharePointia, Teamsia ja muita palveluita käytetään, missä tiedot sijaitsevat ja millaisia riskejä tai pullonkauloja on syntynyt. Kartoituksen pohjalta määritellään tavoitteet, jotka tukevat liiketoimintaa ja työn sujuvuutta.

2. Hallintamallin suunnittelu ja jalkautus

Seuraavaksi luodaan konkreettiset periaatteet ja rakenteet: työtilojen luontiprosessi, käyttöoikeusmallit, elinkaaren hallinta ja vastuuroolit. Käyttöönoton yhteydessä dokumentoimme käytännöt ja koulutamme käyttäjiä, jotta malli juurtuu arkeen. Hallintamalli voidaan toteuttaa vaiheittain, esimerkiksi ensin Teams-työtiloihin ja myöhemmin SharePoint-sivustoihin.

3. Jatkuva kehittäminen ja valvonta

Microsoft 365 kehittyy jatkuvasti ja hallintamallin on pysyttävä mukana muutoksissa. Tarjoamme tukea mallin ylläpitoon, raportointiin ja kehittämiseen. Seurannan avulla varmistetaan, että käytännöt pysyvät ajantasaisina ja vastaavat organisaation muuttuvia tarpeita.

Varaa aika tapaamiseen

Selkeä hallintamalli hyödyttää koko organisaatiota

Hyvin määritelty Microsoft 365 hallintamalli tuo rakennetta, läpinäkyvyyttä ja turvaa koko digitaaliseen työympäristöön. Kun vastuut, prosessit ja käyttöoikeudet on selkeästi määritelty, työ sujuu nopeammin ja tieto löytyy oikeasta paikasta. Hallintamalli tukee myös päätöksentekoa ja varmistaa, että Microsoft 365 -ympäristö kehittyy hallitusti liiketoiminnan tarpeiden mukana.

Keskeisiä hyötyjä ovat:

Läpinäkyvyys ja hallinta: näkyvyys työtiloihin, sisältöihin ja käyttöoikeuksiin
Tietoturva ja vaatimustenmukaisuus: roolit ja vastuut määritelty selkeästi
Yhtenäiset käytännöt: johdonmukainen toimintamalli kaikille käyttäjille
Tehokkuus ja löydettävyys: vähemmän päällekkäistä työtä ja helpompi tiedonhaku
Jatkuva kehitys: malli mukautuu Microsoftin palveluiden uusiin ominaisuuksiin

Selkeä hallintamalli ei ole vain tekninen ratkaisu, vaan osa organisaation johtamisrakennetta. Kun käyttöympäristö on suunniteltu oikein, työntekijät voivat keskittyä olennaiseen ja hyödyntää Microsoft 365 -työkaluja täysimääräisesti. Hallintamalli luo yhteisen tavan toimia, jossa tieto liikkuu hallitusti ja yhteistyö sujuu saumattomasti tiimien, yksiköiden ja kumppaneiden välillä.

Ota yhteyttä

Kartoitetaan nykytila ja rakennetaan organisaatiollesi Microsoft 365 hallintamalli, joka tukee liiketoiminnan tavoitteita ja mahdollistaa tehokkaan, turvallisen ja hallitun työskentelyn.

Ota yhteyttä ja aloitetaan yhdessä matka kohti hallittua Microsoft 365 -ympäristöä.

Varaa aika tapaamiseen

Lue lisää koulutuspalveluistamme

Tutustu asiakastarinoihimme:

Lue lisää SharePoint-ratkaisuistamme:

Haluatko kuulla lisää Microsoft 365 -hallintamallin kehittämisestä organisaatiosi tarpeisiin?

Ota yhteyttä Henryyn:

Henry Scheinin
Managing Consultant, Partner

040 545 5448
henry.scheinin@soludigital-live.pilardev.fi

Tilaa uutiskirje

Tilaa kooste asiantuntija-artikkeleistamme suoraan sähköpostiisi.